Overage abrechnen: Freimenge, Mehrverbrauch und Tarifwechsel

Ein Tarif mit inklusiver Menge und Preis für den Mehrverbrauch klingt nach einer Zeile Code: Verbrauch minus Freimenge, mal Preis. In der Praxis entsteht der Ärger an anderen Stellen. Der Kunde wechselt zur Monatsmitte den Tarif, und niemand hat festgelegt, was mit der Freimenge passiert. Der Vertrag sagt "je angefangene 100 Dokumente", das System rechnet je Dokument. Die Overage-Position landet mit dem falschen Leistungszeitraum auf der Folgerechnung, und die Lastschrift wird zurückgegeben, weil der Betrag den Kunden überrascht.

Dieser Beitrag rechnet einen Tarif durch und zeigt, welche Regeln Sie festlegen müssen, bevor Sie die Overage-Abrechnung automatisieren. Wie mehrstufige Preise jenseits einer einfachen Freimenge rechnen, behandelt der Beitrag zu Staffelpreisen im SaaS.

Der Beispieltarif

Ein Anbieter für Dokumentenverarbeitung hat zwei Tarife. Alle Beträge sind netto und erfunden:

Ein Team-Kunde verarbeitet im April 6.240 Dokumente. Die Rechnung: 900 € Grundgebühr plus 1.240 × 0,20 € = 248 € Mehrverbrauch, zusammen 1.148 €.

So weit hält die Formel. Bevor sie in Produktion geht, muss sie drei Fragen beantworten.

Was beim Upgrade am 16. mit der Freimenge passiert

Der Kunde verarbeitet vom 1. bis 15. April 4.000 Dokumente im Tarif Team, wechselt am 16. auf Business und verarbeitet bis zum 30. April weitere 7.000. Insgesamt 11.000 Dokumente. Die Grundgebühr wird taggenau aufgeteilt: 15/30 × 900 € plus 15/30 × 1.600 € = 1.250 €. Für den Mehrverbrauch gibt es drei übliche Regeln:

Gleiche Nutzung, zwischen 0 € und 700 € Mehrverbrauch. Die dritte Zeile ist kein Sonderfall. Sie entsteht oft unbeabsichtigt, wenn ein Tarifwechsel technisch als Kündigung plus neues Abo umgesetzt wird: Die Grundgebühr wird anteilig berechnet, das Kontingent aber jedes Mal voll vergeben. Ein Kunde, der das bemerkt, kann durch geschickte Wechsel seine Freimenge vervielfachen.

Die zeitanteilige Regel ist am leichtesten zu begründen, weil Grundgebühr und Freimenge auf dieselbe Weise geteilt werden. Die zweite ist kundenfreundlicher und einfacher zu erklären. Welche Sie wählen, entscheiden Vertrieb und Finance. Entscheidend ist, dass genau diese Regel in den Vertragsbedingungen steht und das Billing-System sie umsetzt. Für den Downgrade brauchen Sie dieselbe Festlegung, meist mit der Ergänzung, dass er erst zum nächsten Periodenbeginn wirkt.

Stückpreis, Blockpreis, Deckel: die Rundung steht im Vertrag

Viele Overage-Preise sind als Blöcke formuliert, zum Beispiel "20 € je angefangene 100 Dokumente". Für die 1.240 Dokumente Mehrverbrauch aus dem ersten Beispiel ergeben sich je nach Lesart drei Beträge:

• je Dokument: 1.240 × 0,20 € = 248 €
• je angefangene 100: 13 Blöcke × 20 € = 260 €
• je volle 100: 12 Blöcke × 20 € = 240 €

Zwanzig Euro Unterschied pro Monat führen selten zu einer Eskalation. Bei Enterprise-Kunden, die Rechnungen nachrechnen, tun sie es doch, und dann ist die Frage, ob System und Vertrag dieselbe Lesart haben.

Weitere Vertragsbestandteile, die das Billing kennen muss:

• Deckel: maximaler Mehrverbrauch pro Periode, zum Beispiel 1.000 €. Er wird nach der Rundung und vor der Steuer angewendet.
• Mindestumsatz: Die Grundgebühr ist dann ein Vorschuss, gegen den Mehrverbrauch verrechnet wird.
• Rollover: Darf ungenutzte Freimenge in den Folgemonat übertragen werden? Wenn ja, wie lange, und was passiert bei Kündigung?
• Messgröße: Was ist ein "Dokument"? Zählt ein fehlgeschlagener Upload? Zählt ein erneut verarbeitetes Dokument doppelt?

Die letzte Frage ist auch eine technische. Wenn Retries dasselbe Event zweimal senden, zahlt der Kunde Mehrverbrauch für Arbeit, die einmal stattgefunden hat. Wie Sie das verhindern, beschreibt der Beitrag Usage-Events idempotent verarbeiten.

Mehrverbrauch steht auf der Folgerechnung, mit eigenem Leistungszeitraum

Die häufigste Taktung: Die Grundgebühr wird monatlich im Voraus berechnet, der Mehrverbrauch nachträglich. Die Rechnung vom 1. Mai enthält dann zwei Positionen mit unterschiedlichen Zeiträumen:

• Grundgebühr Business, Leistungszeitraum 1. bis 31. Mai: 1.600 €
• Mehrverbrauch, Leistungszeitraum 1. bis 30. April: 700 €

Beide Zeiträume gehören auf die Rechnung, denn § 14 UStG verlangt den Zeitpunkt der Leistung als Pflichtangabe. Eine Rechnung, die als Leistungszeitraum nur "Mai" nennt, ist für die Aprilnutzung falsch. Bei einem Kunden im EU-Ausland mit Reverse Charge tragen beide Positionen dieselbe Steuerbehandlung, solange sich die Stammdaten zwischen den beiden Zeiträumen nicht geändert haben.

Im Abschluss zeigt sich die Verschiebung ebenfalls. Der Mehrverbrauch vom April ist Umsatz des April, auch wenn die Rechnung erst im Mai entsteht. Finance braucht deshalb zum Monatsende eine Abgrenzung des noch nicht fakturierten Verbrauchs, also eine verlässliche Zahl am 30. April, bevor die Rechnung existiert.

Zwei Alternativen zur nachträglichen Monatsrechnung:

• Zwischenrechnung bei Schwelle: Übersteigt der aufgelaufene Mehrverbrauch einen Betrag, etwa 2.000 €, wird sofort abgerechnet. Das begrenzt das Ausfallrisiko bei stark schwankender Nutzung.
• Vorausbezahltes Guthaben: Der Kunde kauft ein Kontingent, das bei Nutzung abgebaut wird. Das ändert die Buchungslogik und braucht eine Regel für Restguthaben bei Vertragsende.

Der Lastschrifteinzug macht Überraschungen teuer

Mehrverbrauch ist ein schwankender Betrag. Bei der SEPA-Lastschrift hat das zwei Folgen.

Erstens die Vorabinformation. Ohne andere Vereinbarung muss der Kunde 14 Kalendertage vor Fälligkeit über Betrag und Termin informiert werden. Wer am 1. Mai fakturiert und am 3. Mai einziehen will, braucht eine verkürzte Frist in den Vertragsbedingungen. Bei festen Grundgebühren fällt das kaum auf, beim Mehrverbrauch ändert sich der Betrag jeden Monat.

Zweitens das Erstattungsrecht. Im SEPA-Basislastschriftverfahren kann der Kunde eine autorisierte Lastschrift innerhalb von acht Wochen ohne Begründung zurückfordern (§ 675x BGB). Ein Kunde, den eine Overage-Position von 700 € überrascht, gibt im Zweifel die ganze Lastschrift über 2.300 € zurück, nicht nur den strittigen Teil. Im SEPA-Firmenlastschriftverfahren gibt es dieses Erstattungsrecht nicht.

Am wirksamsten gegen Rücklastschriften sind Verbrauchshinweise während des Monats: eine Nachricht bei 80 und bei 100 Prozent der Freimenge, mit dem aktuellen Stand und dem Preis je weiterer Einheit. Wie Mandate, Vorabinformation und Rücklastschriften zusammenspielen, behandelt der Beitrag zur SEPA-Lastschrift für SaaS.

Testfälle vor dem ersten automatischen Lauf

Mit dem Beispieltarif lassen sich die Regeln als feste Erwartungswerte testen:

1. 6.240 Dokumente im Tarif Team: 248 € Mehrverbrauch, bzw. 260 € oder 240 € bei Blockpreis je nach Vertragstext.
2. Upgrade am 16. April mit 4.000 + 7.000 Dokumenten: Grundgebühr 1.250 €, Mehrverbrauch entsprechend der gewählten Regel (700 €, 200 € oder 0 €).
3. Zwei Tarifwechsel im selben Monat: Die Freimenge darf nicht häufiger vergeben werden, als die Regel vorsieht.
4. Verbrauch genau gleich der Freimenge: keine Overage-Position, auch keine Position über 0,00 €.
5. Deckel überschritten: Der Betrag endet beim Deckel, die Menge steht trotzdem vollständig auf der Rechnung.
6. Folgerechnung: Grundgebühr und Mehrverbrauch tragen jeweils ihren eigenen Leistungszeitraum.
7. Dasselbe Event zweimal gesendet: Der Verbrauch steigt nur einmal.

In Kontier sind Freimenge und Mehrverbrauchspreis Teil der versionierten Tarifdefinition, die auf Usage-Events angewendet wird.