Volumenstaffel oder Stufenstaffel: SaaS-Staffelpreise durchgerechnet

Eine Preistabelle mit drei Stufen wirkt eindeutig. Trotzdem können zwei Billing-Systeme aus derselben Tabelle und derselben Menge zwei verschiedene Rechnungsbeträge erzeugen, und beide halten sich an "die Staffel". Der Unterschied steckt in einer Angabe, die im Angebot selten steht: Wird als Volumenstaffel oder als Stufenstaffel gerechnet? Dieser Beitrag rechnet beide Modelle an einem Beispiel durch und zeigt die drei Stellen, an denen Staffelpreise im SaaS in der Praxis falsch abgerechnet werden: die Stufengrenze, der Zählbereich und die Rundung.

Wie Sie Staffeln im laufenden Betrieb führen, also bei Upgrades zur Monatsmitte, verspäteten Events und Gutschriften, behandelt der Beitrag Staffelpreise in SaaS abrechnen ohne Excel. Hier geht es um die Rechnung selbst.

Ein Wort, zwei Verträge: Volumenstaffel und Stufenstaffel

Bei der Volumenstaffel bestimmt die erreichte Gesamtmenge einen einzigen Stückpreis, und dieser gilt für alle Einheiten. Bei der Stufenstaffel, im Billing-Umfeld meist Graduated Pricing genannt, wird jede Stufe für sich bewertet: Die ersten Einheiten kosten den Preis der ersten Stufe, die folgenden den der zweiten, und so weiter.

Daneben gibt es Paketstaffeln. Bis 5.000 Aufrufe kostet der Monat pauschal 1.500 Euro, bis 20.000 Aufrufe 4.000 Euro. Die Menge entscheidet nur, welche Pauschale greift.

Alle drei Modelle brauchen im Produktkatalog dieselben Felder. So kann eine Definition aussehen:

metric: api_calls
aggregation: Summe je Kalendermonat und Vertragskonto
mode: graduated          # oder: volume | package
tiers:
  - up_to: 1000   unit_price: 0.50
  - up_to: 5000   unit_price: 0.40
  - up_to: null   unit_price: 0.30
rounding: je Rechnungsposition, kaufmännisch auf Cent

Zwei Details darin ersparen später Diskussionen. Erstens werden Stufen nur über ihre inklusive Obergrenze definiert. Stehen in zwei benachbarten Zeilen "bis 1.000" und "ab 1.000", ist offen, zu welcher Stufe die tausendste Einheit gehört. Zweitens ist der Modus ein eigenes Feld. Er gehört in Vertrag und Katalog und darf nicht nur im Kopf des Vertriebs existieren.

Dieselbe Tabelle, sechs Mengen, zwei Rechnungsbeträge

Mit der Staffel aus dem Beispiel (0,50 Euro bis 1.000 Aufrufe, 0,40 Euro bis 5.000, darüber 0,30 Euro) ergeben sich diese Nettobeträge pro Monat:

Die Stufenstaffel bei 6.000 Aufrufen setzt sich so zusammen: 1.000 × 0,50 € = 500 €, dazu 4.000 × 0,40 € = 1.600 €, dazu 1.000 × 0,30 € = 300 €. Zusammen 2.400 €, im Schnitt 0,40 € pro Aufruf.

Hat der Vertrieb "ab 5.001 Aufrufen nur noch 0,30 €" verkauft, erwartet der Kunde 1.800 €. Das wäre der Volumenpreis. Die Differenz von 600 € kommt dann als Reklamation zurück, obwohl das System korrekt nach Vertrag gerechnet hat. Wer Staffelpreise anbietet, sollte im Angebot deshalb immer einen ausgerechneten Beispielbetrag nennen.

Die Volumenstaffel ist kürzer zu erklären: 6.000 × 0,30 € = 1.800 €. Sie hat aber eine Eigenschaft, die Sie kennen sollten, bevor Sie sie anbieten.

Der Preissprung an der Stufengrenze

Vergleichen Sie in der Tabelle 5.000 und 5.001 Aufrufe. Mit einer Einheit mehr sinkt die Rechnung bei der Volumenstaffel von 2.000,00 € auf 1.500,30 €. Rechnen Sie zurück: 1.500,30 € entsprechen beim Preis der zweiten Stufe rund 3.750 Aufrufen. Jeder Kunde mit 3.751 bis 5.000 Aufrufen zahlt also mehr als ein Kunde mit 5.001.

Einkäufer bemerken das. Dann wird Last erzeugt, um über die Grenze zu kommen, oder vor Vertragsschluss eine Mindestmenge von 5.001 verhandelt. Beides verzerrt Ihre Nutzungsdaten und kostet Umsatz.

Drei übliche Gegenmittel:

• Stufenstaffel statt Volumenstaffel. Der Gesamtbetrag steigt dann mit jeder Einheit, ohne Sprung.
• Volumenstaffel mit Mindestbetrag je Stufe: Der Betrag einer Stufe fällt nie unter den Höchstbetrag der vorherigen. Im Beispiel kostet dann jede Menge von 5.001 bis 6.666 Aufrufen 2.000 €.
• Grenzen und Preise so wählen, dass der Sprung klein bleibt, etwa durch geringere Preisabstände zwischen den Stufen.

Die Prüfung lässt sich automatisieren: Ein Test rechnet für jede Stufengrenze g den Betrag bei g und bei g + 1 Einheiten. Fällt der Betrag, hat die Staffel einen Sprung. Diesen Test sollte jede neue Preisversion durchlaufen, bevor sie veröffentlicht wird.

Wo gezählt wird: Konto, Workspace oder Vertragsjahr

Die zweite Fehlerquelle ist der Zählbereich. Angenommen, ein Kunde hat zwei Workspaces mit je 3.000 Aufrufen. Gilt die Stufenstaffel je Workspace, zahlt er 2 × 1.300 € = 2.600 €. Wird über das Vertragskonto summiert, kosten die 6.000 Aufrufe 2.400 €. Die 200 € Unterschied hängen an einer Zeile, die in vielen Angeboten fehlt. Bei Konzernkunden kommt die Frage hinzu, ob mehrere Landesgesellschaften eine gemeinsame Staffel teilen, obwohl jede ihre eigene Rechnung bekommt.

Ähnlich beim Zeitfenster. Eine Monatsstaffel beginnt jeden Monat bei null. Eine Jahresstaffel kumuliert über die Vertragslaufzeit, und in Kombination mit einer Volumenstaffel hat das eine unangenehme Folge: Erreicht der Kunde die günstigere Stufe im neunten Monat, gilt der niedrigere Preis rückwirkend für alle Einheiten des Jahres. Die Rechnungen der Monate eins bis acht waren dann zu hoch, und je nach Vertragstext schulden Sie eine Gutschrift.

Auch der Abschluss spürt das. Der dritte der fünf Schritte in IFRS 15 ist die Bestimmung des Transaktionspreises. Ist absehbar, dass der Kunde die günstigere Stufe erreicht, können die Rechnungsbeträge der ersten Monate den Umsatz zu hoch abbilden. Wie der erwartete Preis geschätzt wird, klären Sie am besten mit Ihrer Abschlussprüfung, bevor die erste Jahresstaffel verkauft ist.

Rundung und Rechnungsposition festlegen

Stückpreise mit drei oder vier Nachkommastellen sind bei nutzungsbasierten Produkten normal. Ein Beispiel: 333.333 Aufrufe zu 0,0025 € ergeben 833,3325 €. Ob Sie je Stufe auf Cent runden und dann summieren oder erst summieren und dann runden, macht pro Rechnung meist nur wenige Cent aus. Es muss aber jedes Mal gleich laufen. Sonst stimmt die Nachberechnung bei einer Kundenrückfrage nicht mit der versendeten Rechnung überein, und niemand kann sagen, welche Zahl gilt. Halten Sie die Regel im Katalog fest und rechnen Sie mit Dezimaltypen statt mit Fließkommazahlen.

Auf der Rechnung sollte die Staffel nachrechenbar sein. Bei der Stufenstaffel bedeutet das eine Position je Stufe mit Menge, Einzelpreis und Nettobetrag. Bei der Volumenstaffel genügt eine Position mit Gesamtmenge und dem Preis der erreichten Stufe, plus ein Hinweis, welche Stufe das ist. Wer nur "API-Nutzung März: 2.400,00 €" sieht, kann nichts prüfen und schreibt dem Support.

Die Steuer ändert sich durch die Staffel nicht. Alle Stufenpositionen einer Rechnung haben dieselbe Steuerbehandlung. Bei einer grenzüberschreitenden B2B-Leistung innerhalb der EU muss die Rechnung den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" tragen (§ 14a UStG), gleich ob sie eine oder drei Staffelpositionen enthält.

Fünf Prüfungen, bevor eine Staffel live geht

1. Steht der Modus (Volumen, Stufe, Paket) als eigenes Feld im Katalog und wörtlich im Vertrag?
2. Sind die Stufen nur über inklusive Obergrenzen definiert, mit offener letzter Stufe?
3. Fällt der Gesamtbetrag an irgendeiner Grenze von g auf g + 1? Falls ja: Ist das gewollt?
4. Sind Zählbereich (Konto, Workspace, Gesellschaft) und Zeitfenster (Monat, Vertragsjahr) festgelegt, und hat Finance die Folgen einer rückwirkenden Jahresstaffel durchgerechnet?
5. Ist die Rundungsregel festgelegt, und zeigt die Rechnung je Stufe Menge, Einzelpreis und Betrag?

Alle fünf Punkte lassen sich als automatische Tests gegen jede neue Preisversion laufen lassen. Für ein inkludiertes Kontingent mit Mehrverbrauch gelten dieselben Regeln plus ein paar eigene, die der Beitrag zur Overage-Abrechnung durchrechnet. In Kontier sind Staffeln versionierte Preisregeln im Produktkatalog, die auf Usage-Events angewendet werden.