SEPA-Lastschrift im SaaS: Mandat, Vorabankündigung, Rückgaben

Bei Kartenzahlung erfährt Ihr System meist sofort, ob die Belastung durchging. Bei der SEPA-Lastschrift ist das anders. Die Einreichung wird angenommen, das Geld kommt an, und Wochen später kann es wieder verschwinden. Viele Probleme mit Lastschrift im SaaS entstehen deshalb erst nach dem ersten erfolgreichen Einzug: ein Mandat, das sich nicht belegen lässt, eine Vorabankündigung, die zu spät kommt, oder eine Rücklastschrift, die das System wie eine abgelaufene Karte behandelt.

Dieser Beitrag geht die Bausteine in der Reihenfolge durch, in der sie im Betrieb gebraucht werden: Gläubiger-ID, Mandat, Vorabankündigung, Einzug, Rückgabe. Für B2B-Kunden kommt die Wahl zwischen Basis- und Firmenlastschrift hinzu.

Vor dem ersten Einzug: Gläubiger-ID und Mandatsreferenz

Wer in Deutschland per Lastschrift einziehen will, braucht eine Gläubiger-Identifikationsnummer der Deutschen Bundesbank. Die Nummer allein berechtigt aber noch nicht zum Einzug. Dafür muss Ihre Bank zustimmen, und die Inkassovereinbarung ist ein eigener Schritt mit eigenem Vorlauf. Nutzen Sie einen Zahlungsdienstleister, zieht dieser häufig unter seiner eigenen Gläubiger-ID ein. Prüfen Sie dann, welcher Name auf dem Kontoauszug Ihres Kunden erscheint. Ein unbekannter Name führt zu Rückfragen und im schlimmsten Fall zu Rückgaben.

Gläubiger-ID und Mandatsreferenz zusammen identifizieren ein Mandat eindeutig. Die Mandatsreferenz vergeben Sie selbst. Zwei Regeln ersparen später Ärger: Die Referenz wird nie wiederverwendet, auch nicht nach einer Kündigung. Und sie hängt am Mandat, nicht am Kunden. Ein Kunde mit zwei Bankkonten hat zwei Mandate.

Das Mandat ist Ihr Beweisstück

Ein Mandat ist die Erlaubnis Ihres Kunden, sein Konto zu belasten. Speichern Sie es so, dass Sie es auch 13 Monate nach dem letzten Einzug noch vorlegen können: Mandatstext in der Fassung, die der Kunde gesehen hat, IBAN, Name des Kontoinhabers, Datum, Mandatsreferenz und bei Online-Erfassung den technischen Nachweis der Zustimmung. Ein Häkchen im Signup-Formular ohne gespeicherten Text reicht dafür nicht.

Warum das zählt, zeigen zwei Fristen. Bei einer autorisierten Basislastschrift kann der Zahler innerhalb von acht Wochen ab Belastung ohne Angabe von Gründen die Erstattung verlangen (§ 675x Abs. 4 BGB). Bestreitet er dagegen, überhaupt ein Mandat erteilt zu haben, und Sie können keines vorlegen, gilt die Zahlung als nicht autorisiert. Dann kann er sich bis zu 13 Monate nach der Belastung an seine Bank wenden (§ 676b BGB).

Für Ihre Liquiditätsplanung bedeutet das: Bei der Basislastschrift ist ein eingezogener Betrag erst nach acht Wochen einigermaßen sicher, und ohne belegbares Mandat erst nach 13 Monaten.

Basislastschrift oder Firmenlastschrift für B2B-Kunden

Das SEPA-Firmenlastschriftverfahren (B2B) ist nur zwischen Unternehmen möglich. Das Erstattungsrecht innerhalb von acht Wochen gibt es dort nicht. Im Gegenzug muss Ihr Kunde das Mandat zusätzlich seiner Bank bestätigen, und dessen Bank gleicht jeden Einzug mit diesen Mandatsdaten ab. Fehlt die Bestätigung, geht die Lastschrift zurück.

Eine pragmatische Regel: Basislastschrift als Standard für Self-Service und kleinere Verträge, Firmenlastschrift für Jahresverträge mit hohen Beträgen, bei denen eine Rückbuchung nach sieben Wochen wehtun würde. Rechnen Sie bei der Firmenlastschrift damit, dass der erste Einzug scheitert, weil die Bestätigung bei der Zahlerbank noch fehlt. Planen Sie dafür einen Puffer im Onboarding ein.

Vorabankündigung bei variablen Beträgen

Vor jedem Einzug muss Ihr Kunde Betrag und Fälligkeitstermin kennen. Ohne andere Vereinbarung gilt dafür eine Frist von 14 Kalendertagen. In Ihren Vertrags- oder Zahlungsbedingungen können Sie eine kürzere Frist vereinbaren, und das sollten Sie bei nutzungsbasierter Abrechnung auch tun.

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Die Oktober-Nutzung eines Kunden ergibt 2.380 €. Die Rechnung entsteht am 1. November und dient zugleich als Vorabankündigung, mit Betrag, Fälligkeitsdatum, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID.

• Ohne Vereinbarung: frühester Einzug am 15. November.
• Mit vereinbarter Frist von fünf Tagen: Einzug am 6. November, neun Tage früher Geld auf dem Konto.

Der typische Fehler bei variablen Beträgen: Die Rechnung wird nach der Ankündigung noch korrigiert, etwa weil späte Usage-Events nachlaufen, aber eingezogen wird der neue Betrag zum alten Termin. Dann haben Sie einen Betrag eingezogen, der so nie angekündigt war. Ihr System sollte jede Änderung nach der Ankündigung als neue Ankündigung mit neuem Termin behandeln. Wie Sie späte Events zuverlässig verarbeiten, steht im Beitrag zu idempotenten Usage-Events.

Rückgabegründe entscheiden über den nächsten Schritt

Eine Rücklastschrift kommt mit einem Grundcode nach ISO 20022. Wie genau dieser Code bei Ihnen ankommt, hängt von Bank oder Zahlungsdienstleister ab; manche fassen Codes zusammen. Wer alles als „Zahlung fehlgeschlagen“ speichert, reagiert auf jeden Fall gleich und damit oft falsch:

Bei MD06 und MS02 hat Ihr Kunde aktiv gehandelt. Ein automatischer zweiter Einzug wirkt dann wie eine Eskalation und kommt leicht als nächste Rückgabe zurück. Bei AM04 ist ein Retry dagegen meist sinnvoll. Auch dieser Einzug braucht eine Ankündigung mit dem neuen Termin. Zu jeder Rücklastschrift fallen in der Regel Bankgebühren an. Ob Sie diese weiterberechnen dürfen, hängt von Ihren Vertragsbedingungen ab.

Im Billing-System brauchen Sie dafür mehr Zustände als „bezahlt“ und „offen“: scheduled, submitted, collected, refund_window (bis acht Wochen nach Belastung), returned mit Code, blocked. Welche Mahnstufe danach greift und wann Sie den Zugang einschränken, behandelt der Beitrag zum Mahnwesen im Abonnement.

Was Sie vor dem ersten Einzug prüfen sollten

Diese Fragen sollten Sie beantworten können, bevor der erste Lastschriftlauf produktiv geht:

1. Unter wessen Gläubiger-ID wird eingezogen, Ihrer oder der des Zahlungsdienstleisters, und welcher Name erscheint auf dem Kontoauszug des Kunden?
2. Können Sie für jedes Mandat Text, Datum, IBAN und Zustimmungsnachweis innerhalb eines Tages vorlegen?
3. Ist eine verkürzte Vorabankündigungsfrist in Ihren Bedingungen vereinbart, und hält Ihr Einzugstermin sie ein?
4. Erzeugt eine Rechnungskorrektur nach der Ankündigung automatisch eine neue Ankündigung?
5. Werden Rückgabecodes gespeichert und auf unterschiedliche Reaktionen abgebildet?
6. Sehen Finance und Liquiditätsplanung, welche Beträge noch im Acht-Wochen-Fenster liegen?

Kontier führt Mandate als eigene Objekte mit Referenz und Nachweis und schreibt Rückgabecodes als Ereignis an die betroffene Rechnung zurück. Welche Systeme sich anbinden lassen, steht unter Integrationen.