Mahnwesen im B2B-Abo: Verzug, Mahnstufen und wann Sie pausieren

Viele Mahnstrecken in SaaS-Firmen sind aus Kartenzahlungen entstanden: Zahlung schlägt fehl, drei E-Mails im Abstand von ein paar Tagen, dann wird der Account gesperrt. Für B2B-Kunden, die per Überweisung oder Lastschrift zahlen, passt das schlecht. Die erste Mail geht an eine Kreditorenbuchhaltung, die auf eine Bestellnummer wartet. Die Sperre trifft ein Team, das von der offenen Rechnung nichts weiß. Und ob der Kunde rechtlich überhaupt in Verzug ist, hat niemand geprüft.

Dieser Beitrag behandelt den Aufbau einer Mahnstrecke für B2B-Abos in Deutschland: was Zahlungsversuche von Mahnungen unterscheidet, wann Verzug eintritt, was Sie dann verlangen können, und wann die Automatik anhalten muss.

Zahlungsversuch und Mahnung sind zwei verschiedene Prozesse

Ein Zahlungsversuch ist ein technischer Vorgang. Die Karte wird erneut belastet, die Lastschrift erneut eingereicht. Eine Mahnung ist eine Mitteilung an den Kunden mit rechtlicher Wirkung. Wer beides in einen Ablauf mit dem Namen „Dunning“ packt, bekommt typische Fehler. Der Kunde erhält eine Mahnung, obwohl der zweite Kartenversuch zwei Stunden später durchging. Oder eine Lastschrift wird nach einem Widerspruch automatisch erneut eingezogen, weil der Retry-Plan nicht weiß, dass der Kunde aktiv widersprochen hat.

Trennen Sie deshalb zwei Abläufe. Der Zahlungsablauf kennt Versuche, Rückgabecodes und Termine. Der Mahnablauf kennt Fälligkeit, Zugang der Rechnung, Mahnstufen und Fristen. Der Mahnablauf startet erst, wenn der Zahlungsablauf aufgegeben hat oder bei Überweisungskunden die Fälligkeit verstrichen ist. Welche Rückgabecodes bei der Lastschrift einen Retry erlauben und welche nicht, steht im Beitrag zur SEPA-Lastschrift für SaaS.

Wann ein Geschäftskunde in Verzug ist

Verzug ist der Zustand, ab dem Sie Zinsen und Pauschale verlangen können. § 286 BGB kennt drei Wege dorthin, und für eine Mahnstrecke sind alle drei relevant:

• Mahnung nach Fälligkeit (Abs. 1): Zahlt der Kunde auf eine Mahnung nicht, die nach Fälligkeit zugegangen ist, ist er ab dann in Verzug.
• Kalendertermin (Abs. 2 Nr. 1): Ist für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt, tritt Verzug ohne Mahnung ein. Verlassen Sie sich dafür nicht auf ein Zahlungsziel, das nur auf der Rechnung steht. Vereinbaren Sie den Termin im Vertrag.
• 30 Tage (Abs. 3): Ein Unternehmer kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung.

Für B2B-Abos heißt das: Sie müssen nicht 30 Tage warten. Eine Mahnung kurz nach Fälligkeit setzt den Verzug früher in Gang, und ein im Vertrag vereinbarter Zahlungstermin macht die Mahnung dafür sogar entbehrlich. Wichtig ist der Zugang. Ihr System sollte für jede Rechnung speichern, wann und über welchen Kanal sie zugestellt wurde. Wurde eine E-Rechnung im Portal des Kunden abgelehnt, ist der Zugang mindestens fraglich, und der Verzug ist es auch.

Was Sie im Verzug verlangen können: ein Rechenbeispiel

Gegenüber Unternehmern beträgt der Verzugszins neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Zusätzlich steht Ihnen eine Pauschale von 40 € zu (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB). Die Pauschale wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet. Ein im Voraus vereinbarter Ausschluss der Verzugszinsen ist unwirksam (§ 288 Abs. 6).

Ein Beispiel mit erfundenen Werten und einem angenommenen Basiszinssatz von 2,0 %: Eine Rechnung über 5.712 € brutto ist fällig, der Kunde ist ab dem 1. April in Verzug und zahlt am 16. Mai, also 45 Tage später.

• Zinssatz: 2,0 + 9 = 11 % pro Jahr.
• Zinsen: 5.712 € × 11 % × 45 / 365 = 77,46 €.
• Pauschale: 40 €.
• Forderung insgesamt: 5.829,46 €.

Die Rechnung zeigt zwei Dinge. Erstens ist die Pauschale bei kleinen Abo-Rechnungen oft höher als die Zinsen. Zweitens brauchen Sie für die Zinsberechnung den genauen Verzugsbeginn, und den kennt Ihr System nur, wenn es Fälligkeit, Zugang und Mahnungen mit Datum speichert. Prüfen Sie vor jeder Berechnung den aktuellen Basiszinssatz. Ob Sie die Ansprüche tatsächlich geltend machen, ist eine Frage der Kundenbeziehung. Ein möglicher Mittelweg: in der zweiten Mahnung ausweisen und bei Zahlung innerhalb der Frist darauf verzichten.

Eine Mahnstrecke für B2B-Abos, Tag für Tag

Ein Vorschlag für Kunden, die per Rechnung zahlen, gerechnet ab Fälligkeit. Die Tage sind Ihre Wahl, die Reihenfolge folgt aus den Regeln oben. Beachten Sie: Ob ein Schreiben rechtlich eine Mahnung ist, hängt vom Inhalt ab, nicht vom Titel. Auch eine freundliche Erinnerung, die eindeutig zur Zahlung auffordert, kann genügen.

Bei Lastschriftkunden beginnt die Strecke erst nach dem letzten erfolglosen Einzug, und die Erinnerung an Tag +3 wird zur Bitte um eine neue Bankverbindung oder ein neues Mandat.

Die Einschränkung an Tag +35 sollte Daten nie löschen und bei nutzungsbasierten Diensten das Metering nicht abschalten. Sonst fehlen Ihnen nach der Zahlung die Nutzungsdaten für die nächste Rechnung.

Wann die Mahnstrecke anhalten muss

Eine automatische Mahnung, die nicht hätte rausgehen dürfen, kostet mehr Vertrauen als ein später Zahlungseingang. Halten Sie die Strecke in diesen Fällen an und übergeben Sie an einen Menschen:

1. Der Kunde hat die Rechnung beanstandet, etwa die Nutzungsmenge oder den Steuerausweis.
2. Eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur ist in Arbeit. Gemahnt wird erst die korrigierte Rechnung.
3. Die Rechnung wurde nachweislich nicht zugestellt oder als E-Rechnung abgelehnt.
4. Eine Zahlungsvereinbarung, etwa eine Ratenzahlung, wurde getroffen.
5. Es gibt Anzeichen für eine Insolvenz des Kunden. Dann entscheidet Finance, nicht die Automatik.
6. Eine Teilzahlung ist eingegangen und lässt sich keiner Rechnung eindeutig zuordnen.

Jede Pause braucht einen Grund, einen Verantwortlichen und ein Ablaufdatum. Ohne Ablaufdatum bleiben pausierte Fälle monatelang liegen.

Fünf Fragen an Ihre Mahnstrecke

Wenn Sie ein Tool auswählen oder Ihre bestehende Strecke prüfen, beginnen Sie mit diesen Fragen:

1. Sind Zahlungsversuche und Mahnungen getrennte Abläufe, und stoppt eine eingehende Zahlung beide sofort?
2. Speichert das System Fälligkeit, Zugang und jede Mahnung mit Datum, sodass sich der Verzugsbeginn je Rechnung ablesen lässt?
3. Lassen sich Zinsen und Pauschale aus diesen Daten berechnen, statt in einer Tabelle nachgerechnet zu werden?
4. Kann die Strecke je Rechnung pausieren, mit Grund und Ablaufdatum?
5. Schränkt eine Sperre den Zugang ein, ohne Daten oder Metering zu verlieren?

Kontier führt Mahnstufen als Zustände der Rechnung, mit Zugangsdatum und Mahnhistorie, im selben System wie Rechnung und Zahlung. Mehr zur Abrechnung mit deutschen Geschäftskunden.